Praca zdalna to wyzwania zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Termin pracy zdalnej szerzej omówiliśmy w tym miejscu. Został on wprowadzony w tzw. ustawie ws. COVID-19[1], w marcu 2020 roku, gdzie zawarte zostały wyłącznie ogólne założenia pracy zdalnej. Materia ma zostać szerzej uregulowana w zapowiadanej nowelizacji Kodeksu Pracy. Wśród wyzwań stojących przed pracodawcami jest między innymi właściwe zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych i tajemnic. Rozwiązaniem w tym przypadku będzie stworzenie w ramach przedsiębiorstwa „Regulaminu pracy zdalnej” (dalej również: „Regulamin”).

Wskazane regulacje mają bardzo ogólny charakter i często nie wychodzą naprzeciw kluczowym zagadnieniom związanym z pracą zdalną. Wśród nich są miedzy innymi kwestie dotyczące odpowiedzialności za bezpieczeństwo i higienę pracy czy ewentualnego ekwiwalentu za wykorzystywanie własnych narzędzi przez zatrudnionych. Rozwiązaniem, które pomoże uniknąć ewentualnych nieporozumień, będzie regulacja tej materii w porozumieniu bądź „Regulaminie pracy zdalnej”.

Wprowadzenie Regulaminu pracy i określenie w nim zasad odpowiedzialności jest najkorzystniejszym z perspektywy pracodawcy rozwiązaniem. Przy aktualnym braku precyzyjnych przepisów ustawowych, brak wewnętrznych regulacji skutkuje pełną odpowiedzialnością pracodawcy za bezpieczeństwo i higienę pracy pracownika zdalnego. Pandemia nie wpływa bowiem na ogólne ustawowe zapisy w tej materii. Trudno jednak, aby pracodawca posiadał pełną kontrolę nad ich realizacją w domu pracownika. W Regulaminie warto więc opisać podstawowe zasady, jakie powinno spełniać stanowisko pracy wykonywanej w domu.

Ustawodawca co prawda pozostawił pracodawcy swobodę kształtowania zasad wykonywania pracy zdalnej. Nie można jednak pominąć ogólnych obowiązków ustawowych nałożonych przez przepisy kodeksu pracy. Regulamin powinien między innymi precyzyjnie określać, kto – ze względu na charakter obowiązków – może świadczyć zdalnie pracę oraz tryb, w jakim pracownicy będą obejmowani pracą zdalną.

Istotne – z perspektywy pracodawcy będzie określenie zasad korzystania ze sprzętu wykorzystywanego w czasie pracy. Pewne gwarancje w tym zakresie przynosi aktualnie obowiązująca regulacja. Zgodnie z nią, to na pracodawcy spoczywa obowiązek zapewnienia niezbędnych do wykonywania pracy narzędzi oraz materiałów. Po jego stronie leży również pełna obsługa pracy zdalnej. Ustawodawca dopuszcza jednak, aby świadczący zdalnie pracę pracownik używał przy tym materiałów oraz narzędzi niezapewnionych przez pracodawcę. Warunek postawiony w tym przypadku dotyczy właśnie zapewnienia ochrony informacji poufnych, danych osobowych, tajemnic przedsiębiorstwa oraz informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Regulamin pracy zdalnej powinien regulować również takie kwestie, jak czas pracy oraz ewentualną możliwość wykonywania innych czynności w tym czasie, zasady porozumiewania się pracodawcy z pracownikiem, sposób potwierdzania obecności pracownika na stanowisku pracy, formę kontroli wykonywania pracy oraz zasady odwoływania z pracy zdalnej.

r.pr. Justyna Matuszak-Leśny, LL.M.

Wojciech Staniec

[1] Ustawa z dnia 2 marca 2020 r  o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U.2020.0.1842 t.j)